Un Document Center

L’implementazione di Sharepoint in CLAAS è piuttosto centralizzata, ai coordinatori IT viene lasciato un certo margine creativo, ma entro limiti piuttosto marcati. In questo esempio presento l’implementazione di un Document Center nel portale di supporto alla mappatura dei processi in CLAAS Agricoltura.

La scelta di Sharepoint nasce dalla necessità di fornire ai membri del progetto un tool che semplificasse la gestione dei documenti sistemando una situazione non ideale.

Ieri:

In una cartella di rete ad accesso condiviso e strutturata per sotto cartelle i membri del team salvavano la documentazione prodotta. Documenti riconducibili a più aree venivano duplicati nelle rispettive cartelle rendendo le operazioni di revisione e aggiornamento molto problematiche e spesso incomplete. Le policy e le restrizioni di accesso erano limitate.

Oggi:

Tramite Sharepoint ho ideato e costruito un Document Center con le seguenti caratteristiche:

  • tutti i documenti si trovano in un’unica “cartella”. Non esistono pertanto duplicazioni.
  • ogni documento ha 2 punti di classificazione:
    • tipo di documento: manuale o procedura (è un campo valore)
    • area di appartenenza: (è un tag)
  • la vista utente è caratterizzata da 2 serie di filtri che permettono di ridurre la visualizzazione (ad es. “mostrami le procedure dell’area Ricambi”)
  • esiste la possibilità di giocare con le autorizzazioni combinando differenti livelli di accesso
  • il riquadro di ricerva permette una mirata individuazione del documento.

 

Questa la vista utente:

  • A: Area aziendale di classificazione (le vecchie cartelle di rete). Si tratta appunto di un raggruppamento per tag.
  • B: Tipologia documento.

Al caricamento del file viene richiesta la classificazione dello stesso. È possibile assegnare una sola tipologia (è un manuale o una procedura?), ma più aree di appartenenza (ad es. la procedura aziendale per la registrazione di un nuovo cliente deve essere visibile sia nell’area macchine che nell’area ricambi).

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Semplice, pulito e molto funzionale.

La difficoltà che ho trovato nell’implementazione di un Document Center è stata quella di far comprendere all’utente finale, abituato a navigare in cartelle, il funzionamento dei tag. Ho notato che si tratta spesso di un concetto astratto e poco intuitivo: “uno stesso documento in più aree?”. Semplificare l’interfaccia e camuffare i tag da filtri ha permesso di superare questo scoglio.